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各省、自治區(qū)住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳，北京市住房城鄉(xiāng)建設(shè)委，天津市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委、國(guó)土資源房屋管理局，上海市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委、住房保障房屋管理局，重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)委、國(guó)土資源房屋管理局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)建設(shè)局：
為加強(qiáng)住房保障檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范住房保障檔案管理工作，我部制定了《住房保障檔案管理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部
2012年11月6日
住房保障檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范住房保障檔案管理，確保其完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和住房保障政策法規(guī)，結(jié)合住房保障工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 住房保障檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整記錄住房保障實(shí)施情況，全面客觀反映住房保障管理狀況。
第四條 住房保障檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類指導(dǎo)。各級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)住房保障檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，并組織實(shí)施。
第五條 國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門負(fù)責(zé)全國(guó)住房保障檔案管理工作。
縣級(jí)以上地方人民政府住房保障主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。
第六條 市、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作情況，在管理機(jī)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)等方面，滿足檔案管理工作需要。
（一）明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（二）配備符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專用庫(kù)房，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火、防漬、防塵、防高溫、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全；
（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費(fèi)，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。
第七條 住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)和技能，具體職責(zé)是：
（一）執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；
（二）對(duì)住房保障檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
（三）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力；
（四）維護(hù)檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平。第二章 歸檔范圍
第八條 住房保障檔案分為住房保障對(duì)象檔案和住房保障房源檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案。各類住房保障檔案之間應(yīng)當(dāng)彼此關(guān)聯(lián)，相互印證。
第九條 住房保障對(duì)象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料，收集歸檔范圍為：
（一）申請(qǐng)材料。包括申請(qǐng)書，申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況證明，誠(chéng)信申報(bào)記錄等相關(guān)材料；
（二）審核材料。包括審核表，審核部門對(duì)申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況等審核記錄；
（三）實(shí)施保障材料。包括輪候記錄、實(shí)施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；
（四）動(dòng)態(tài)管理材料。包括對(duì)住房保障對(duì)象基本情況和住房、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料，變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料。
第十條 住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料。包括房屋來(lái)源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號(hào)、戶型、面積等情況記錄材料；
（二）使用管理情況材料。包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購(gòu)置人、購(gòu)置價(jià)格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。
第十一條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對(duì)象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。
電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時(shí)，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整；對(duì)紙質(zhì)檔案材料存有疑義的，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整。第三章 歸檔管理
第十二條 住房保障對(duì)象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請(qǐng)人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。
住房保障對(duì)象動(dòng)態(tài)管理材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。
第十三條 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋分配使用后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。
住房保障房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。
第十四條 電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管。
第十五條 住房保障文書檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料及其他具有保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定及時(shí)立卷歸檔。
第十六條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)歸集的檔案材料進(jìn)行查驗(yàn)，確保其符合檔案管理要求；定期對(duì)已歸檔的住房保障檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補(bǔ)救措施。
對(duì)檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十七條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)住房保障檔案進(jìn)行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
第十八條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
第十九條 紙質(zhì)的住房保障對(duì)象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長(zhǎng)期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。
第二十條 住房保障檔案可以向市、縣城建檔案館移交，具體移交辦法由省級(jí)人民政府住房保障主管部門規(guī)定。
第二十一條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展檔案鑒定銷毀工作。由檔案管理、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國(guó)家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對(duì)住房保障檔案進(jìn)行鑒定銷毀，銷毀檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理檔案。第四章 信息利用
第二十二條 市、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請(qǐng)、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理、使用、維護(hù)提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。
第二十三條 市、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開(kāi)和查詢制度，規(guī)范公開(kāi)和查詢行為，依法保障住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。
第二十四條 住房保障檔案信息公開(kāi)、利用和查詢中涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對(duì)外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。第五章 監(jiān)督管理
第二十五條 各級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行職責(zé)，對(duì)住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
第二十六條 有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府住房保障主管部門、有關(guān)主管部門對(duì)責(zé)任人員，依照《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)給予處分；構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）不按規(guī)定歸檔的；
（二）涂改、偽造檔案的；
（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
（四）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；
（五）其他違反檔案管理法律法規(guī)的行為。
第二十七條 任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行檢舉和控告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時(shí)核查處理。
第二十八條 對(duì)在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第六章 附 則
第二十九條 各地可以參照本辦法建立棚戶區(qū)改造安置對(duì)象的相關(guān)檔案。
第三十條 各地可以根據(jù)本辦法，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法自2013年1月1日起施行。《建設(shè)部關(guān)于印發(fā)<城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法>的通知》（建住房〔2006〕205號(hào)）同時(shí)廢止。
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